Beschrijving van privacy en dataverwerking conform de richtlijn AVG van 25 mei 2018.

Overal in deze overeenkomst voor HKKZ  te lezen: “heemkundekring Den lande van Zegge”.

Indien je lid wordt van HKKZ, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met deze Privacyverklaring te verwerken.

Wij adviseren je om deze Privacyverklaring goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor je eigen administratie.

Persoonsgegevens die wij verwerken

HKKZ verwerkt persoonsgegevens over jou doordat je gebruik maakt van onze diensten, lid bent van onze vereniging en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Daarnaast verwerken we persoonsgegevens uit hoofde van historisch onderzoek. Deze gegevens verzamelen wij waar mogelijk met toestemming van de betrokkene. Als dit niet mogelijk is maken wij een zorgvuldige afweging tussen het belang van ons onderzoek en de belangen van de personen van wie we persoonsgegevens verwerken. Ook treffen wij hierbij eventueel maatregelen om ervoor te zorgen dat de rechten en vrijheden van deze personen niet zwaarder wegen dan ons (gerechtvaardigd) belang.

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteiten bij HKKZ
• Foto’s en ander beeldmateriaal

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

HKKZ heeft niet de intentie bijzondere en/of gevoelige gegevens te verzamelen.
Mochten bijzondere gegevens noodzakelijk zijn voor onze diensten en activiteiten, dan verwerken wij die alleen op basis van jouw eigen uitdrukkelijke verzoek dan wel na jouw toestemming.
Als je er van overtuigd bent dat wij zonder toestemming, niet-relevante persoonlijke, gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via ons emailadres
( heemkundekringzegge@hotmail.com ), dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Waarom we gegevens nodig hebben

HKKZ verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

• je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie;
• je naam en e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten, nieuwsbrieven en enquêtes, tenzij je hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen.
  Afmelding voor deze mailingen is te allen tijde mogelijk via het emailadres van onze vereniging: >>>  heemkundekringzegge@hotmail.com;
• je naam en adresgegevens wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten, nieuwsbrieven en enquêtes.
• je naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapsgeld af te wikkelen;
• je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en eventuele overige persoons-gegevens worden gebruikt voor onze ledenlijst. Deze ledenlijst is enkel beschikbaar voor binnen ons bestuur aangestelde bestuursleden. Op ons evt. besloten/alleen voor leden toegankelijke deel van website zal deze ledenlijst niet geplaatst worden;
• je naam en telefoonnummer wordt gebruikt om je telefonisch te informeren over diensten en activiteiten van de organisatie;
• je naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een jaar na afloop van je lidmaatschap gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met de organisatie en je te informeren over de voordelen van het lidmaatschap van de organisatie;
• foto’s en ander beeldmateriaal gebruiken we op het besloten gedeelte van onze website en interne nieuwsbrieven;
• foto’s en ander beeldmateriaal gebruiken wij voor publicatie op de openbare website alleen na toestemming van de betrokkene;
• je naam als donateur wordt alleen gebruikt in nieuwsbrieven, tijdens activiteiten of andere media (zoals de website) na uitdrukkelijke toestemming van jou;
• persoonsgegevens die voor historisch onderzoek worden verwerkt, worden verwerkt in verband met hun historische waarde.

Hoe lang we gegevens bewaren

HKKZ zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

De organisatie verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

Delen met anderen

HKKZ verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, onze doelstellingen in het kader van historisch onderzoek of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar ons e-mail adres (zie website http://www.heemkundezegge.nl). Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we jou om in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken, dit ter bescherming van je privacy.
HKKZ zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek reageren o.o.v.

Beveiliging

HKKZ neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, onge-wenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via telefoon  of e-mail.
(zie website http://www.heemkundezegge.nl).

Wijzigingen

Dit Privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacy beleid te bekijken.